Como descobrir quais ferramentas de IA os funcionários usam?

A resposta curta

Combine fontes. Nenhuma enxerga tudo, e cada uma cobre o ponto cego da outra: a identidade mostra o que foi autorizado com a conta da empresa, a rede mostra para onde o tráfego vai, a estação mostra o que roda no equipamento, mesmo fora do escritório, e o financeiro mostra o que alguém pagou. Perguntar às pessoas ajuda a entender o motivo, mas não funciona como método: boa parte dos usos não é declarada, não por má-fé, mas porque ninguém acha que precisa avisar.

Este guia descreve cada fonte, o que ela enxerga e o que deixa passar, e propõe um plano de sete dias para chegar ao primeiro inventário real. Se você ainda está no “o que é isso?”, comece por O que é Shadow AI.

As cinco fontes de dado, lado a lado

1. Identidade: login único e permissões de apps

O provedor de identidade da empresa registra quais aplicativos foram autorizados a acessar a conta, e por quem. É a fonte mais barata, porque o dado já existe, e a que encontra um tipo específico de uso: o aplicativo de IA que pediu acesso ao e-mail, ao calendário ou aos arquivos com o login corporativo. Pode revelar risco alto, porque essas permissões podem ser amplas.

O que escapa: tudo o que a pessoa usa com uma conta pessoal, e as ferramentas que não pedem login.

2. Rede: DNS, proxy, firewall e SSE

Os registros da rede mostram para quais serviços o tráfego foi, em que volume e em que horários. É a melhor fonte para dimensionar o uso e para encontrar ferramentas que ninguém lembrou de declarar, sem instalar nada nos equipamentos. Os formatos variam entre firewalls de nova geração, serviços de borda de acesso seguro (SSE) e plataformas de eventos (SIEM), e o trabalho real está em transformar endereços em ferramentas: um mesmo produto usa vários domínios, e um mesmo domínio pode hospedar vários produtos.

O que escapa: o trabalho remoto fora da VPN, os dispositivos pessoais e o tráfego criptografado em que só se enxerga o destino. A atribuição à pessoa também costuma ser fraca.

3. Estação: agente no equipamento

Um agente leve instalado nas estações registra o que foi acessado e qual aplicativo rodou, em qualquer rede, e sabe qual equipamento e qual usuário estavam envolvidos. É a fonte mais completa para o parque de computadores da empresa, e a que resolve o trabalho remoto.

O que escapa: equipamentos sem o agente, como celulares e computadores pessoais. E há uma decisão que precisa ser tomada e comunicada antes: o que o agente coleta. A diferença entre registrar que uma ferramenta foi usada e capturar o que foi digitado é grande, e está tratada na seção de privacidade abaixo.

4. Navegador: extensão

Uma extensão enxerga o que acontece dentro do navegador, que é onde grande parte do uso de IA generativa acontece, e pode chegar ao detalhe do que é digitado. Esse detalhe é justamente o que a torna a fonte mais sensível: coletar conteúdo cria um novo repositório de dado sensível, com os riscos que isso traz.

O que escapa: aplicativos desktop e navegadores sem a extensão.

5. Financeiro: faturas e reembolsos

Assinaturas de ferramentas de IA pagas no cartão do funcionário e depois reembolsadas aparecem nas despesas, e são a pista mais direta de uso recorrente e relevante. A fonte não custa quase nada, porque o financeiro já tem os dados.

O que escapa: todo o uso gratuito, que pode ser a maior parte e a de menor controle.

O que ainda escapa

• IA embutida em software já aprovado. Suítes de produtividade, plataformas de atendimento e editores passaram a oferecer recursos de IA dentro do mesmo produto. A aprovação original não cobria isso, e o tráfego sai do mesmo domínio de sempre.
• Dispositivos e contas pessoais. Nenhuma fonte corporativa os cobre por completo; a resposta é política e treinamento, não só tecnologia.
• Código e chaves de API. Times técnicos chamam modelos direto do código, com chaves que não passam por nenhum login. A fonte aqui é o repositório e a nuvem, não a rede.
• Modelos locais. Um modelo rodando na própria máquina não gera tráfego externo. Só o agente enxerga.

Um plano de sete dias

Como ler o resultado

O primeiro inventário tende a trazer três grupos: ferramentas que a empresa já conhecia e aprovou, ferramentas que ninguém sabia que estavam em uso e que são inofensivas na prática, e um grupo pequeno, de uso concentrado, que merece atenção imediata. Ele serve menos para encontrar culpados e mais para decidir prioridades.

Duas distinções ajudam. A primeira é entre uso pontual e recorrente: uma visita única a um site não é o mesmo que um departamento inteiro dependendo de uma ferramenta. A segunda é o tipo de dado que provavelmente entra: o mesmo serviço tem riscos diferentes na área de marketing e na área jurídica. Para classificar, o nosso catálogo público mostra, por ferramenta, o fornecedor, o país e o risco com o motivo. O passo seguinte, tratar cada desvio, está no guia sobre os riscos da IA no ambiente corporativo.

A conversa com quem usa

O que as pessoas contam depois do levantamento vale mais do que o levantamento em si. Algumas perguntas funcionam bem: que problema você estava tentando resolver?, que dado você colocou? e o que faltou na ferramenta aprovada? O tom importa. Uma conversa que começa por punição pode fazer o uso migrar para onde ninguém enxerga, e a empresa perde justamente a visibilidade que acabou de ganhar. Diante de um uso real e frequente, costuma ser mais produtivo oferecer uma alternativa aprovada do que apenas proibir.

Descobrir sem virar vigilância

Em qualquer desenho, informe as pessoas com antecedência, defina a finalidade por escrito, limite a coleta ao necessário e valide o arranjo com o jurídico e com o encarregado de dados, à luz da LGPD. A Tangerin AI faz a descoberta por agente nas estações ou por logs de firewall, SSE e SIEM, e registra qual ferramenta foi usada, quando e em qual estação, sem coletar o conteúdo de conversas, prompts ou arquivos. Se quiser medir onde sua empresa está antes de qualquer projeto, o diagnóstico gratuito em /diagnostico faz nove perguntas, sem cadastro. Se estiver comparando fornecedores, veja os dez critérios.

Perguntas frequentes